Antud blogipostitus annab ülevaate vajalikest sammudest enne äriprotsesside modelleerimist, seletab lahti äriprotsessi raamistiku mõiste ning annab juhiseid modelleerimistarkavara valimiseks.
Mida on vaja teha enne äriprotsessi modelleerimist?
Justnagu maja ehitamisel on kõigepealt vaja projekti, on ka enne äriprotsesside modelleerimist vaja paika panna modelleeritava äriprotsessi raamistik (st. piirid ja lähteparameetrid). Inimestel on erinevad arusaamad sellest, millega üks või teine äriprotsess algab ja lõpeb ning millistest sammudest see peaks koosnema. Seepärast on enne äriprotsessi modelleerimist ülioluline seotud osapooltega läbi rääkida konkreetse äriprotsessi piirid ja muud lähteparameetrid.
Ma tean, et alati on väga suur kiusatus kohe äriprotsesse joonistama hakata aga kui jätta vahele raamistiku täpsustamise samm, siis see võib hiljem põhjustada protsessi skoobi järk-järgulist kasvamist ning korduvat ümberjoonistamise vajadust. Äriprotsesside piiride ja lähteparameetrite läbiarutamine enne modelleerimist annab modelleerijale kindluse, et äriprotsess sisaldab kõike vajalikku. Teiselt poolt paneb see seotud osapooled omavahel arutama ja kokku leppima, mida me ikkagi mingi konkreetse äriprotsessi alla mõtleme. Kuna äriprotsesside mudel peaks sündima koostöös tellijaga, siis ei tohi siin sammus alahinnata ka kommunikatsiooni rolli ning erinevaid tellija kaasamise põhimõtteid.
Äriprotsessi raamistiku täpsustamine
Äriprotsesside raamistiku täpsustamise all pean silmas järgnevaid tegevusi:
- äriprotsessi nimetuse välja selgitamine ja kokku leppimine;
- tuvastamine, kes on antud äriprotsessi omanik;
- äriprotsessi tekstilise kirjelduse koostamine. Kirjeldus võiks olla selline, millest saab aru ka antud äriprotsessiga varasemalt mitte kokku puutunud isik. Kõik kirjelduses kasutatavad spetsiifilised mõisted peavad olema samuti lahti seletatud!;
- tuvastamine, milline on antud äriprotsessi algatav sündmus. Näiteks mõni äriprotsess algab mingil kindlal ettenähtud ajal, samas teist äriprotsessi algatab laekunud tellimus/avaldus/teabenõue vms.;
- tuvastamine, milline on antud äriprotsessi lõpetav sündmus. Näiteks võib äriprotsess lõppeda siis, kui tellimus on täidetud (st. tellijale välja saadetud) või teabenõudele on vastatud;
- tuvastamine, millistest sammudest/tegevustest antud äriprotsess koosneb;
- kes on antud äriprotsessi kliendid ning millised on tuvastatud klientide ootused?;
- kes on antud äriprotsessiga seotud muud osapooled ja millised on nende huvid?;
- kuidas mõõta antud äriprotsessi edukust? Protsessi edukuse mõõdikud peaksid olema seotud antud äriprotsessi klientide ja teiste osapoolte vajaduste ja ootustega.
Kui iga modelleeritava äriprotsessi kohta on täpsustatud äriprotsessi raamistik, on aeg hakata modellerima! 🙂
Milliseid töövahendeid kasutada äriprotsesside modelleerimiseks?
Töövahendi valik sõltub sinu eesmärgist ja eelistustest. Selleks, et valida endale õige töövahend, peaksid leidma vastused järgmistele küsimustele:
- Milline on sinu eelnev kogemus erinevate äriprotsesside modelleerimise töövahenditega? Kui kogemus puudub, siis tasub alustada lihtsamatest töövahenditest (nt. draw.io, MS Visio, Bizagi). Ei ole mõtet hakata ennast “uputama” spetsiaaltarkvarade elementide mitmekesisusse ja keerukusse!
- Millistest protsessidiagrammidest sinu sihtrühm aru saab? Tihti olen märganud seda, et näiteks IT lähteülesanded sisaldavad väga keerulisi protsessidiagramme, mis on joonistatud spetsiaaltarkavaradega ning sisaldavad antud spetsiaaltarkava spetsiifilisi elemente, mida on notatsiooni mõistes ka valesti kasutatud. Sellised protsessidiagrammid raskendavad protsessist arusaamist ja tekitavad tihti palju rohkem küsimusi kui annavad vastuseid!
- Mida sa plaanid modelleeritud protsessidiagrammiga edasi teha?
- Kui sul on plaanis protsessidiagrammi joonistada selleks, et lihtsalt selgitada, mida konkreetne äriprotsess endast kujutab, siis sobib protsessidiagrammi joonistamiseks põhimõtteliselt ka tavaline joonistusprogramm (nt. MS Visio, Google draw.io jne);
- Kui sul on plaanis hakata süstemaatiliselt oma ettevõtte äriprotsesse kaardistama ja haldama, siis peab kaaluma juba mõnda keerulisemat töövahendit, milles on võimalik seotud protsesse ja alamprotsesse omavahel linkida ning mis sisaldab modelleeritud protsesside repositooriumi (nt. Bizagi BPM Suite, Enterprise Architect, Camunda jne);
- Kui sul on huvi kaardistatud äriprotsesse hakata tõhustama ja tahad katsetada, kuidas üks või teine muudatus mõjutab äriprotsessi kestvust ja/või efektiivsus, siis pead valima töövahendi, mis võimaldab äriprotsesside simulatsioone läbi jooksutada (nt. Bizagi BPM Suite, ARIS Business Designer, Signavio Process Editor, IBM Websphere Business Modeller, Oracle Business Process Analysis (BPA) Suite jne).
- Kui palju on konkreetsel töövahendil kasutajaid ja kas on olemas piisavalt töövahendi kasutamist selgitavaid juhendeid/videosid/foorumeid? Kui tegemist on piisavalt keeruka töövahendiga, siis on heade juhendite olemasolu väga oluline!
Erinevaid äriprotsesside modelleerimist ja haldamist võimaldavaid tarkvarasid on palju. Hea ülevaate saad näiteks Gartneri koostatud nimekirjast ja hinnangutest – https://www.gartner.com/reviews/market/business-process-management-platforms. Eestis kasutatakse laialdasemalt Bizagi-t, Enterprise Architect-i, Camundat.
Postituses viidatud tarkvarad
- draw.io – https://app.diagrams.net/
- MS Visio – https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/visio/flowchart-software
- Bizagi BPM Suite – https://www.bizagi.com/en/solutions/business-process-management
- Enterprise Architect – https://sparxsystems.com/resources/tutorials/uml/business-process-model.html
- Camunda – https://camunda.com/download/modeler/
- ARIS Business Designer – https://www.ariscommunity.com/business-process
- Signavio Process Editor – https://www.signavio.com/products/process-manager/
- IBM Websphere Businee Modeller – https://www.ibm.com/support/pages/download-websphere-business-modeler-advanced-v70
- Oracle Business Process Analysis (BPA) Suite – https://docs.oracle.com/cd/E28280_01/doc.1111/e10223/506_bpa.htm
Järgmises blogipostituses käsitlen enamlevinud äriprotsessidega seotud notatsioone BPMN-i (Business Process Management Notation) ja DMN-i (Decision Model and Notation) ning nende põhilisi elemente, mida näitlikustan ühe konkreetse protsessi abil. Stay tuned! 🙂
5 Comments