Tänases blogipostituses tahan põgusalt arutleda äriprotsesside perspektiivi teemal. Olen oma koolitustel lasknud osalejatel eri gruppides sama protsessi modelleerida ning alati on tulemuseks erinevad protsessijoonised. Kuidas nii? See on sellepärast, et eri grupid joonistavad sama protsessi erinevate osapoolte perspektiivist. Käesolevas postituses tahangi rõhutada, et lisaks äriprotsesside raamistiku paikapanemisele (kes ei mäleta, siis sellest rääkisin siin postituses) on vaja enne modelleerimist läbi mõelda ka see, kelle vaatest või perspektiivist antud protsessi modelleeritakse.
Viimases blogipostituses tutvustasin äriprotsesside väärtuspõhist analüüsi ja seda, kuidas leida protsessist üles väärtusetud sammud, mis tuleks kõrvaldada. Seda võib käsitleda ühe meetodina, kuidas saab olemasolevat protsessi parendada. Tänases blogipostituses tahan teile tutvustada ühte laiapõhjalisemat protsesside parendamise metoodikat, mida mina isiklikult oma töös väga palju kasutan. See lähenemine pärineb Susan Page-i raamatust "The Power of Business Process Improvement" ning seal on seda tabavalt nimetatud "Improvement Technique Wheel", mida mina siin postituses nimetan edaspidi protsesside parendamise tsükliks.
Sõna tsükkel viitab iteratiivsele tegevusele, mis omakorda viitab tegevuste korduvale läbimisele. Protsesside parendamine ongi oma olemuselt korduv tegevus, mida tuleks teatud aja tagant uuesti ja uuesti läbida.
Oma kõige esimeses blogipostituses lubasin eraldi kirjutada väärtusetu (Non-value adding) ja väärtust loova (Value-adding) töö kohta. Seega antud blogipostitus tutvustab, mis on väärtuspõhine analüüs, käsitleb väärtust loova ja väärtusetu töö olemust ning toob välja nende olulisuse äriprotsesside parendamisel.
Olen oma töös alati instiktiivselt lähtunud sellest, et iga tegevuse puhul tuleb aru saada, miks ja kelle jaoks seda tehakse. Sellest lähtuvalt olen paika pannud tegevuse fookuse selliselt, et see tegevuse tulemit tarbivale osapoolele võimalikult palju väärtust pakuks. Minu jaoks on selline mõtteviis olnud väga iseenesestmõistetav ja mul polnud pikalt aimugi, et Lean Six-Sigma väärtuspõhise analüüsi (Value Added Analysis) metoodika eesmärk on sarnane. Alates hetkest kui meile ülikoolis Lean Six-Sigma väärtuspõhise analüüsi metoodikat tutvustati, olen olnud selle suur fänn ja see on üks minu lemmikmetoodikaid ka äriprotsesside parendamisel.
Eelmises postituses küll viitasin, et juttu tuleb ka DMN-st (Decision Model and Notation), kuid siiski otsustasin selle kohta täitsa eraldiseisva postituse teha. Seega antud blogipostituses annan ülevaate enamlevinud äriprotsesside modelleerimise notatsioonist BPMN-ist (Business Process Modelling Notation) ja toon välja juhiseid, kuidas seda notatsiooni kõige paremini kasutada.
BPMN
BPMN (Business Process Modelling Notation) on graafiline notatsioon äriprotsesside modelleerimiseks. BPMN on universaalne keel, mis on ärilisele kasutajale väga intuitiivne, samas sellest saab aru ka IT. Seega võib öelda, et see on kommunikatsioonivahendiks äriprotsesside disaini ja rakendamise vahel. "BPMN provides businesses with the capability of understanding their internal business procedures in a graphical notation and will give organizations the ability to communicate these procedures in a standard manner." (Business Process Model and Notation v 2.0). Kõige põhjalikuma ülevaate BPMN notatsioonist, saab Object Management Group (OMG) poolt koostatud juhisest - https://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/PDF . Kel jaksu võib ka seda 538 leheküljelist materjali otsast lugema hakata aga esimeste mudelite joonistamiseks ja nendest arusaamiseks pole kindlasti vaja kohe nii mahukat materjali läbi töötada.
Antud blogipostitus annab ülevaate vajalikest sammudest enne äriprotsesside modelleerimist, seletab lahti äriprotsessi raamistiku mõiste ning annab juhiseid modelleerimistarkavara valimiseks.
Mis on kaardistamise eesmärk ja skoop?
See on kõige-kõige olulisem aspekt, mis on vaja korralikult läbi mõelda! Äriprotsesse ei kaardistata kaardistamise/kirjeldamise tegevuse pärast iseenesest, vaid üldiselt on see seotud sooviga oma ettevõtte äriprotsessidest aru saada ja neid ühel või teisel viisil tõhustada. Äriprotsesside kaardistamise vajadus võib tekkida ka arendatava süsteemi toimepõhimõtete selgitamise või näiteks teenuste lõpptarbijale mugavamaks muutmise soovist. Siinkohal on väga heaks näiteks sündmusteenusepõhine lähenemine, mille puhul on ülioluline aru saada, kuidas teenuse tarbija tegelikult konkreetse sündmusega seotud teenuseid tarbida tahab. Kindlasti ei taha värsked abiellujad abiellumise avaldusi paberil esitada ja maru mugav oleks nime vahetaval osapoolel kohe ühe toiminguga saada vormistatud ka uue nimega isikut tõendavad dokumendid ja/või autojuhiluba. Misiganes on teie äriprotsesside kaardistamise ja tõhustamise tegevuste eesmärgiks, siis palun ärge unustage antud äriprotsessiga seotud töötajaid/lõppkasutajaid ja nende eesmärke!