Kust ma tean, milliseid äriprotsesse kõigepealt kaardistada?

Mis on kaardistamise eesmärk ja skoop?

See on kõige-kõige olulisem aspekt, mis on vaja korralikult läbi mõelda! Äriprotsesse ei kaardistata kaardistamise/kirjeldamise tegevuse pärast iseenesest, vaid üldiselt on see seotud sooviga oma ettevõtte äriprotsessidest aru saada ja neid ühel või teisel viisil tõhustada. Äriprotsesside kaardistamise vajadus võib tekkida ka arendatava süsteemi toimepõhimõtete selgitamise või näiteks teenuste lõpptarbijale mugavamaks muutmise soovist. Siinkohal on väga heaks näiteks sündmusteenusepõhine lähenemine, mille puhul on ülioluline aru saada, kuidas teenuse tarbija tegelikult konkreetse sündmusega seotud teenuseid tarbida tahab. Kindlasti ei taha värsked abiellujad abiellumise avaldusi paberil esitada ja maru mugav oleks nime vahetaval osapoolel kohe ühe toiminguga saada vormistatud ka uue nimega isikut tõendavad dokumendid ja/või autojuhiluba. Misiganes on teie äriprotsesside kaardistamise ja tõhustamise tegevuste eesmärgiks, siis palun ärge unustage antud äriprotsessiga seotud töötajaid/lõppkasutajaid ja nende eesmärke!

Äriprotsessi skoop

Äriprotsesside kaardistamise eesmärk määrab ära tegevuste skoobi ehk sisuliselt nimekirja nendest äriprotsessidest, millele peaksite keskenduma. Sündmusteenuste puhul on skoobis kõik äriprotsessid, mis üht või teistpidi on konkreetse sündmusega seotud. Kui võtta näitena eelpool mainitud abiellumise sündmusteenust, siis see peaks sisaldama abiellumise avalduse algatamise protsessi, abielu registreerimise planeerimise protsessi, varasuhte valimise protsessi, uue nime valmise protsessi, uue nimega seotud dokumentide tellimise protsessi ja riigilõivude tasumise protsessi. Kaardistamise skoobi võib seada aga hoopis ettevõtte, osakonna või üksuse põhiselt. Terve ettevõtte äriprotsesside kaardistamine on väga suur töö, mis nõuab süsteemset lähenemist ja pühendumist nii kaardistust läbiviiva isiku kui ettevõtte juhtkonna poolt. Kui skoop on paigas, siis tuleb saada ülevaade/koostada nimekiri kõikidest äriprotsessidest, mis kuuluvad kokkulepitud skoopi.

Kust saada infot, milliste äriprotsessidega ettevõte/osakond tegeleb?

Ettevõtte/osakonna äriprotsesside tuvastamiseks on mitmeid võimalusi ja see, millist meetodit valida sõltub sellest, kui palju on varasemalt äriprotsesse dokumenteeritud. Kõige levinumad meetodid on:

• ettevõtte töötajate ameti- või tööjuhendite läbitöötamine – nendes talletatakse tavaliselt konkreetse rolli vastutused ja tööd. Sellest infost tekib esmane ülevaade, millega konkreetsed töötajad igapäevaselt tegelevad;
• ettevõtte töötajate jaoks loodud infosüsteemide kasutusjuhendite läbitöötamine – kui töötajate igapäevaste tööülesannete läbiviimiseks on arendatud infosüsteemid, siis nende kasutusjuhenditest saab samuti aimu, millega konkreetsed töötajad tegelevad. IS-de kasutusjuhenditesse tuleb suhtuda kriitiliselt! Näiteks väga ammu arendatud IS-d ei pruugi kajastada enam töötajate tegelikke tööprotsesse ja vajadusi. Juhul kui töötajad kasutavad mõnda karbitoodet, siis see võib sisaldada kõvasti rohkem funktsionaalsusi, kui konkreetse ettevõtte töötajad tegelikult oma tööülesannete tarvis vajavad;
• ettevõtte töötajate tööd reguleerivate või hõlbustavate juhiste läbitöötamine – sõltuvalt ettevõtetest võib olla koostatud erinevate töölõikude jaoks konkreetseid juhiseid, mis aitavad samuti aru saada seotud tööprotsessidest. Näiteks on maakaarte valmistavas ettevõttes juhised selle kohta, kuidas kaardile info paigutada (pole sugugi lihtne ülesanne, eriti kui pead suure hulga infot ära paigutama!), milliseid värve/värvipalette kaardil kasutada, milliste leppemärkidega reaalse maailma nähtusi kaardil kujutada jne;
• tööde/teenuste hankimise lepingud – hankelepingud võivad samuti sisaldada infot, mis on ühe või teise osapoole kohustused ning sealt võib välja kooruda täiendavat infot seotud osapoolte tegevuste kohta. Lepingutes fikseeritud tööülesannete kirjeldustesse tuleb samuti suhtuda kriitiliselt! Teame ju kõik, et tegelik elu teeb tihti lepingus sätestatu suhtes korrektsioone.
• ettevõtte töötajatega intervjuude läbiviimine – intervjuud on eelistatud siis, kui dokumentide kujul on juba olemas mingi arusaam äriprotsessidest ning vajadus on nende kohta täiendavaid küsimusi esitada;
• ettevõtte töötajate igapäevaste tegevuste vaatlus – väga hea meetod juhul, kui pole eelnevalt mingeid dokumente, mille alusel esmane arusaam tekitada. Kui töötaja jääb jänni oma tööülesannete kirjeldamisega, siis küsi “Aga palun näita mulle, kuidas sa seda tegevust teed?”;
• ettevõtte töötajate jaoks loodud infosüsteemide kasutuslogid – selleks, et IS logidest saaks töötajate igapäevaseid tegevusi kajastavat infot, on vaja, et nimetatud logid sisaldaksid õige granulaarsusega infot.  IS logide analüüsi tegevust koondab mõiste process mining – siinkohal raamatusoovitus Wil van der Aalst  “Process Mining” .

Ja muidugi kõige ideaalsem stardipositsioon on see, kui eelnevalt on olemas juba ettevõtte äriprotsesse (kasvõi mingi seisuga) kajastavad protsessidiagrammid.

Mis on äriprotsesside arhitektuur?

Kui huvipakkuvad äriprotsessid on tuvastatud ja on tekkinud äriprotsesside nimekiri, siis on vaja hakata seda teavet süstematiseerima.  Äriprotsessid on oma olemuselt hierarhilised, mis tähendab seda, et iga üldisema protsessi saab omakorda jagada alamprotsessideks ning iga alamprotsessi veel omakorda alamprotsessideks. See, kui palju alamprotsesside tasemeid mingi konkreetse äriprotsessi alla mahub, sõltub protsessi keerukusest ja äriprotsesside modelleerijast. Üldine soovitus on loetavuse ja arusaadavuse parandamiseks väga suured ja keerukad protsessidiagrammid tükeldada alamprotsessideks.  Näide – kaardi valmistamise tööprotsess võib alamprotsessidena sisaldada lähteinfo korrastamise tööprotsessi, leppemärkide väljatöötamise tööprotsessi, värvipalettide väljatöötamise tööprotsessi, kaardiinfo kujundamise tööprotsessi jne. Lähteinfo korrastamise tööprotsess võib omakorda sisaldada lähteinfo andmebaasi sisestamise tööprotsessi, olemasoleva info valideerimise tööprotsessi jne. Äriprotsesside süstematiseerimiseks ja omavahelise seoste näitlikustamiseks sobib väga hästi äriprotsesside arhitektuur.

Äriprotsesside arhitektuur on sisuliselt äriprotsesside grupeeritud nimekiri, mis kajastab äriprotsesse (sh nende alamprotsesse) ja nende omavahelisi seoseid. Hea kirjelduse ja näiteid äriprotsesside arhitektuurist leiad raamatust “Fundamentals of Business Process Management”.

Milline äriprotsess on kõige olulisem?

Tavaliselt kujuneb äriprotsesside nimekiri üpris pikaks ja selleks, et suures mahus mitte pead kaotada ja efektiivselt oma edasisi tegevusi planeerida, on vaja paika panna, milliseid äriprotsesse peaks kõigepealt kaardistama hakkama. Seda tegevust nimetatakse äriprotsesside prioriseerimiseks. Misiganes prioriseerimise tegevuse puhul, tuleb kõigepealt paika panna kriteeriumid/mõõdikuid, millele tuginedes hindeid antakse. Enimkasutataiv ja lihtsaim prioriseerimise kriteerium on olulisus ehk hinnatakse teatud funktsionaalsusi või äriprotsesse nende olulisuse põhjal. Kui arendusprojektides saab olulisele tuginedes funktsionaalsusi üpris edukalt hinnata (nt. lõppkasutaja jaoks kõige olulisemad funktsionaalsused saavad kõige kõrgema hinde), siis äriprotsesside vaates on prioriseerimine komplekssem tegevus ja hõlmab mitmeid kriteeriume ja mõõdikuid, mis kajastavad äriprotsesside erinevaid tahke . Järgnevalt on välja toodud mõned näited kriteeriumitest ja nendega seotud mõõdikutest.

Äriprotsesside prioriseerimise kriteeriumid

• Mõju – kui palju konkreetne äriprotsess mõjutab ettevõtte olulisi teenuseid/toodet?
• Rakendamine – äriprotsesside muudatuste rakendamise lihtsus
• Olemasolev olukord – kui hästi konkreetne äriprotsess hetkel töötab?
• Väärtus – kui suurt väärtust looks konkreetse äriprotsessi tõhustamine?

Selleks, et lihtsustada väljatoodud kriteeriumite hindamist, on iga kriteeriumi alla defineeritud mõõdikud või kontrollküsimused (vaata joonist). Iga mõõdiku kohta peab määrama ka skaala – näiteks, millise juhul saab hinde 3 (palju töötajaid on seotud) ja millisel juhul hinde 1 (vähe töötajaid on seotud). Näiteks äriprotsessi mõju hinne koosneb kahest mõõdikust – esimene annab vastuse küsimusele, kui paljud töötajad on seotud antud äriprotsessiga. Mida rohkem töötajaid on antud äriprotsessiga seotud, seda suurema hinde antud äriprotsess saab. On ju loogiline, et kõikidest tõhustamist vajavatest äriprotsessidest saab kõige kõrgema hinde see, millega on kõige enam töötajaid seotud.  Teine mõju mõõdik annab vastuse küsimusele, millise taseme töötajad on antud äriprotsessiga seotud. Mida kõrgema taseme töötajatega on tegemist, seda suurema hinde antud äriprotsess saab (see loogika võib sõltuvalt ettevõttest olla ka teistpidine).

Üleval toodud joonisel on iga kriteerumi juurde kirjeldatud näitena erinevaid mõõdikuid, mida võib kaaluda prioriteetsuse hindamisel. Soovitav oleks, et iga ettevõte defineeriks prioriteetsuse hindamisel mõõdikud oma visoonist ja eesmärkidest lähtuvalt.  Äriprotsessi prioriteetsuse koondhinne kujuneb kõikide mõõdikute hinnete summast.

Nüüd oleme jõudnud niikaugele, et teame, millised äriprotsessid on tegevuse skoobis ja millist neist oleks vaja kõigepealt kaardistada. Ega siis midagi, kui tuleb kaardistamisega pihta hakata. Järgmises blogipostituses käsitlen lähemalt tegevusi, mida on vaja läbi mõelda enne kui hakata protsessidiagramme joonistama 🙂

Postituses viidatud raamatud

• “The Power of Business Process Improvement” Susan Page
• “Fundamentals of Business Process Management” Marlon Dumas, Marcello La Rosa, Jan Mendling, Hajo A. Reijers
• “Process Mining” Will van der Aalst

Kes tahab mõtteid vahetada, siis andke endast mulle märku!