Mis on äriprotsess ja miks on vaja seda kirjeldada?

Mis on äriprotsess?

Susan Page on protsessi kirjeldanud järgnevalt  “Everything is a process, from making breakfast for yourself in the morning to building the space shuttle“.  Minu arust on see väga mõjus kirjeldus ja annab edasi just seda arusaama, et protsessid ei ole ainult ülikeeruliste valdkondade pärusmaa, vaid sisuliselt ümbritsevaid meid igal sammul. Kui protsessid on koondmõiste misiganes eluvaldkonna loogiliselt üksteisega seotud tegevustele, siis äriprotsessid kirjeldavad kitsamalt konkreetse ärivaldkonna jaoks olulisi tegevusi.

Kui rääkida äriprotsessi ametlikumast definitsioon, siis mulle väga meeldib Mathias Kirchmeri definitsioon, mis rõhutab seda, et äriprotsess peaks tekitama väärtust – “Äriprotsess on konkreetses järjekorras läbitavad tegevused, mis loob väärtust sisemisele või välisele kliendile. “

Protsessid vs äriprotsessid

Üks erinevus igapäevaste protsesside ja äriprotsesside vahel on see, et üldiselt ei ole igapäevaseid protsesse vaja formaalselt kuidagi kirjeldada või modelleerida, kuna tegemist on suhteliselt iseenesestmõistetavate tegevustega, mis on enamus inimestele tuttavad. Näiteks kui ütled sõbrale, et valmistad hommikusööki, siis kujutab sõber juba sind ja sinu eelistusi tundes ette, et valmistad endale kohvi, kallad apelsinimahla, teed putru ja asud sööma. Sama loogika ei kehti aga siis, kui ütled sõbrale, et töötad kosmoserakette valmistavas ettevõttes näiteks kvaliteedijuhina. Kui sinu sõber ei tea sellest valdkonnast ega sinu ettevõttest midagi (st see ei ole tema jaoks iseenesestmõistetav), siis ei kujuta ta üldse ette, millega sa päevad läbi tegeled.

Miks on vaja äriprotsesse kirjeldada?

Siit jõuamegi küsimuseni, et miks on siis ikkagi oluline (äri)protsesse kirjeldada? (Äri)protsesse on vaja kirjeldada eelkõige siis, kui tahad mõnele teisele osapoolele (kes veel ei tea kõiki sinu harjumusi/eelistusi, töömeetodeid) selgeks teha, millega sa igapäevaselt tegeled.  Igapäevaste tegevuste puhul võib paralleeli tuua endale koju koristusteenuse tellimisega. Igal inimesel on kindlasti omad ootused koristusteenusele – kas teenus peab hõlmama köögi koristamisel praeahju puhastamist ja kõikide köögikappide koristamist  või ainult üldpindade koristust jne. Neid koristamise tegevusi üldiselt formaalsete protsessi-kirjeldustena ei vormistata, vaid fikseeritakse nt lepingus või kokkuleppes. Ja see on igati mõistlik, kuna antud protsessi ja tegevustega on seotud vähe osapooli (tavaliselt kaks – koduomanik ja koristaja).

Kui aga meil on seotud rohkem osapooli ja erinevad protsessid on lisaks omavahel sõltuvuses , siis on väga oluline protsesside kohta luua protsessidiagrammid ja -kirjeldused (protsessidiagrammidest tuleb täpsemalt juttu mõnes järgmises blogipostituses).  See on tavapärane just ettevõtetes ja asutustes, kus sõltuvalt ettevõtte/asutuse suurusest võib olla väga mitmeid osakondi, mis omakorda koosnevad mingitest väikesematest üksustest (tiimid, talitused vms) jne. Ettevõtetes/asutustes ei ole aga protsessid tavapäraselt tiimide põhised, vaid pigem vajavad mitme osakonna mitmete tiimide panust. Näiteks toidukaupluses on tiim, kes vastutab kauba väljapanemise eest. Nemad ei saa oma tööd teha juhul, kui kauba tellimise eest vastutav tiim ei ole oma tööd teinud ehk siis nad pole tellinud kaupa, mida välja panna. Kauba tellimise tiim ei saa omakorda oma tööd teha, kui tarnijatega kokkulepete tegemise tiim ei ole tööd teinud ehk siis puuduvad kokkulepped vajalike tarnijatega, kes kaupa poodi toovad. Väljatoodud tegevused võib koondada kauba poodi jõudmise protsessiks ning nagu kirjeldusest selgus, siis on selle protsessiga seotud kolm tiimi, kelle tegevused on omavahel sõltuvuses. 

Mida annab ettevõtte äriprotsesside kirjeldamine?

1. Arusaama, millega ettevõttes üks või teine üksus tegeleb – väga oluline just uutele töötajatele, et neil tekiks arusaam oma töö sisust ja vastutuspiiridest. Tavapäraselt kulub uuel töötajal minimaalselt paar kuud, et hakata hoomama, millega ettevõttes/asutuses keegi tegeleb. Juhul kui oleks olemas kirjeldus/joonised äriprotsessidest, saaks selle pildi uuele töötajale kiiremini tekitada;
2. Arusaama, millise üksuse rollid on millise äriprotsessiga seotud ja kes mis “tüki” eest vastutab –  ülioluline selleks, et tööde üleandmine ühelt üksuselt teisele sujuks ning protsessis ei tekiks viivitusi või katkemist;
3. Olulise sisendi ettevõtte toote/teenuse kvaliteeditegevuste parandamiseks – Näiteks sa avastad, et sinu töötajad teevad oma tööülesannete raames korduvaid vigu ja sa üritad aru saada, millise protsessi millise tegevuse raames neid vigu tehakse;
4.  Olulise sisendi dubleerivate tegevuste ja/või andmekorje tuvastamiseks – Dubleeriv andmekorje on väga aktuaalne teema Eestis just riigisektori puhul. Siin aga ei lahenda seda probleemi enam ühe asutuse sees, vaid mängu tulevad juba erinevad asutused oma äriprotsesside ja huvidega;
5. Olulise sisendi äriprotsesside efektiivistamisel – Näiteks sa tahad aru saada, kuidas sinu asutus /ettevõte saab parandada oma töö efektiivsust nii, et töötajad panustaksid oma väärtuslikku aega justnimelt tööle, mis loob kliendile tegelikult väärtust. Samuti on äriprotsesside efektiivistamisel oluline roll ka erinevatel IT lahendustel, mille puhul peaks olema must-be nõue, et enne uue süsteemi arendama asumist on vaja tekitada arusaam, millist äriprotsessi loodav süsteem toetama hakkab ja millist probleemi lahendada aitab. 
6. Aitab väärtustada oma töötajaid – Minu arust on see loetletud põhjustest kõige olulisem! Tänases tööjõukriisis otsivad tööandjad erinevaid viise, kuidas töötajaid enda juurde tööle meelitada – küll on nendeks nippideks sportimistoetused või lauajalgpalli laud kontoris. Need hüved on pigem pealiskaudsed ja paljud töötajad neist suurt ei hooli. Mis aga on iga töötaja jaoks oluline, on arusaam, mis on tema roll ettevõttes/asutuses ja mida temalt oodatakse? Sellest tulenevalt tekivad igale töötajale eesmärgid, mille saavutamise rõõm kaalub üle kõik spordikompensatsioonid või muud hüved! Ja selleks, et ettevõte oskaks öelda, mis on iga töötaja roll ettevõttes, on võtmetähtsusega omada pilti oma ettevõtte äriprotsessidest! Seega siit üleskutse juhtidele, palun väärtustage oma inimeste tööaega ja motivatsiooni ning ärge laske neil tegeleda väärtusetu tööga! Väärtusetu töö olemust käsitlen pikemalt mõnes järgnevas blogipostituses.

Protsesside ja nende toimimisest arusaamise olulisust iseloomustab väga hästi Bill Gatesi tsitaat “A rule of thumb is that a lousy process will consume ten times as many hours as the work itself requires“.

Kes võiks/peaks äriprotsesse kirjeldama?

Enne kui “sukeldun” järgmiste blogipostitustega äriprotsesside kaardistamise detailsematesse sammudesse, tahan põgusalt peatuda teemal, kes võiks/peaks äriprotsesse kirjeldama? Olles töötanud nii erasektoris teenusepakkujana kui ka  riigisektoris teenuse tarbijana, olen korduvalt mõtisklenud selle üle, et kuidas oleks kõige mõistlikum äriprotsesside kirjeldamise tööd korraldada? Ühelt poolt on teenuse tarbija ju see, kellel on olemas detailne arusaam oma tegevustest ja domeenist, samas puuduvad (üldjuhul aga mitte alati!) oskused protsesside kaardistamiseks. Teiselt poolt on teenuse pakkuja see, kel on olemas mainitud oskused aga puudub arusaam kliendi tegevustest ja domeenist. Sellest vaatest lähtuvalt peab mõlemal juhul emb-kumb osapool midagi juurde õppima ja endale selgeks tegema. Paraku on äriprotsessid oma olemuselt ajas pidevalt muutuvad ja see omakorda toob kaasa pideva vajaduse äriprotsesse täiustada. Seega mina arvan, et pikas perspektiivis on ärile kasulik (kuluefektiivsem) endal omada selliseid töötajaid, kes suudavad ettevõtte äriprotsesse kaardistada ja hallata. 

Selleks, et panustada omaltpoolt äriprotsesside alase kompetentsi kasvatamisele, plaanin järgmiste blogipostituste raames käsitleda samme, mis on vajalikud äriprotsesside kaardistamisel. Need sammud põhinevad erinevatel kirjandusallikatel, milles väljatoodut üritan enda kogemuse ja tähelepanekute põhjal laiendada.

Seega, kes tundis, et äriprotsesside teema teid kuidagi puudutab, siis olete oodatud lugema minu blogi järgmisi postitusi! 🙂 

Kes tahab mõtteid vahetada, siis andke endast mulle märku!

Postituses viidatud raamatud

• “The Power of Business Process Improvement” Susan Page
• “High Performance Through Business Process Management” Mathias Kirchmer