Miks on oluline kaasata kõiki seotud osapooli äriprotsesside kaardistamisse?

People change management is a core essential of successful BPM, and an area that must be focused upon throughout the entire BPM activity

John Jeston, Business Process Management

Väga tihti puutun kokku sellega, et äriprotsesse kaardistatakse isolatsioonis st. ei kaasata kõiki antud äriprotsessiga seotud osapooli ning teatud tegevuste modelleerimiseks eeldatakse, et midagi toimib just nii. Analüütikute seas on väga levinud järgnev ütlus – “Eeldamine on kõigi arusaamatuste ema”. See ütlus kehtib väga hästi ka äriprotsesside kaardistamise kohta. Antud postituses toon välja põhilised argumendid selle kohta, miks on oluline äriprotsesside kaardistamisel kaasata seotud osapooli.

Kaasamine on vajalik selleks, et inimesi “pardale” saada

Äriprotsesside kaardistamise algatused/projektid võivad tuua ettevõttes/asutuses kaasa väga suurt vastuseisu. Ja seda sellepärast, et töötajad ei saa aru, miks seda kaardistust vaja on ja kuidas see hakkab nende tuleviku tööülesandeid mõjutama. Teadmatus omakorda tekitab inimestes alateadlikke hirme ning selle pinnalt tekibki vastuseis.

Siin on esimeseks soovituseks see, et tuleb oma asutuse/ettevõtte töötajatele selgelt ja ausalt kommunikeerida, mis eesmärgil äriprotsesse kaardistatakse ning kas ja kuidas see hakkab tulevikus nende tööd mõjutama. Tavaliselt võib selline kaardistus ja tuleviku äriprotsesside disainimine kaasa tuua muudatusi töötajate tööülesannetest või vajadust uusi oskusi omandada. Kõik sellised nüanssid tuleks töötajatele kindlasti kommunikeerida, siis nad teavad, mida oodata. Lõppude lõpuks on igal töötajal vaja aru saada, mida ta võidab või kaotab antud äriprotsesside kaardistusega.

Äriprotsesside kaardistamise projekti alguses on kommunikatsioon oluline ka selleks, et meelestada töötajaid koostööle. Oluline on siin see, et nimetatud kommunikatsioon tuleks ettevõtte/asutuse juhi poolt. See annab töötajatele signaali, et antud kaardistus on ka juhi jaoks oluline ning nad saavad aru, et kui aitavad projektil õnnestuda, toob see mingit kasu ka ettevõtte/asutuse jaoks.

Kaasamine on üks viis sõlmida kokkuleppeid

Kõige suurem viga, mida tehakse äriprotsesside kaardistamisel on see, et antud äriprotsessiga seotud osapooltelt ei küsita sisendit. Millegipärast arvatakse end teadvat, kuidas teised inimesed tööd teevad ja millised probleemid neil hetke äriprotsessis esinevad. Seda tehakse ilmselt aja säästmiseks või selleks, et saaks kiiresti kaardistamise projektiga edasi liikuda. Sest kui tegemist on suurte ja keeruliste äriprotsessidega, siis võib neid kaasamist vajavaid osapooli olla päris palju.

Selline mitte-kaasamine tekitab töötajates kõrvalejäetuse tunde ning see on jällegi üks põhjustest, miks võib tekkida vastuseis kaardistamise projektile. Töötajatele jääb mulje, et tegelikult ei hoolita sellest, kuidas nemad antud protsessis toimetavad ning millised on nende probleemid/mured.

Võib üsna kindel olla, et need osapooled, keda ei kaasata protsessi kaardistamise faasis, ei ole valmis ka antud protsessile omapoolset kinnitust andma (isegi kui see kajastab nende tegevusi ja vastutusi üpris asjakohaselt). Nad leiavad küll ja veel põhjendusi, miks ei saa antud protsessi kinnitada. Selline trots tekibki mitte-kaasamise tagajärjel.

Seega oleks nimetatud vastuseisu vältimiseks mõistlik võtta see aeg ja kaasta kõiki äriprotsessiga seotud osapooli. See võib toimuda nii, et antud äriprotsess on ära modelleeritud ja siis valideeritakse see seotud osapooltega läbi. Kindlasti ärge valideerimist korraldage nii, et saadate seotud osapooltele protsessimudelid ja palute neil need iseseisvalt läbi töötada. Kõige efektiivsem on valideerimist läbi viia koosoleku/töötoa vormis, mille raames saate anda omaltpoolt protsessi kohta täiendavaid selgitusi.

Kaasamine on üks muudatuste juhtimise tööriistadest

Iga äriprotsessi kaardistus ja selle pinnalt tuleviku äriprotsesside disainimine toob endaga kaasa mingit laadi muudatusi. Need võivad olla muudatused ettevõtte/asutuse töökorralduses või siis hoopiski töömetoodikas (ehk selles, kuidas tööd tehakse).

Misiganes muudatuste juhtimise raamatu te lahti lööte, siis näete, et igal pool rõhutatakse töötajate kaasamise ning neile võimalikult selge ja asjakohase info jagamise olulisust. Täpselt sama kehtib igas äriprotsesside kaardistamise projektis – inimesi on vaja hoida informeerituna, neile on vaja selgitada, mis eesmärgil midagi tehakse, mis selle tegevuse tõttu paremaks muutub ning kuidas see neid puudutab.

Muudatuste juurutamisel on oluline oma töötajatega aktiivselt suhelda, et aru saada, millised mured neil konkreetse muudatusega seoses tekivad. Sellest infost lähtuvalt on vaja mõelda, kuidas oma töötajaid toetada. Vahel võib see toetus seisneda lihtsalt töötaja julgustamises, vahel võib ta kõrvale vajada mentorit vms. Igaljuhul ärge jätke oma töötajaid oma muredega üksi ning proovige aktiivselt neile muudatuste juurutamise käigus tuge pakkuda!

Koostöös IT koolitusega olen läbi viimas äriprotsesside kirjaoskuse teemalist koolitust – https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus. Koolituse teisel päeval puudutame ka äriprotsesside juurutamise, sh muudatuste juhtimise teemasid.

Kui sind kõnetavad teemad, mida oma blogis kajastan, siis võta minuga julgelt ühendust!