Erinevaid äriprotsesse pidevalt kaardistades ja analüüsides, hakkad paratamatult märkama mustreid protsessides esinevate probleemide osas. Käesolevas postituses tahangi välja tuua enda kogemuse pinnalt äriprotsessides enim esinevad probleemid.
Protsessi sisendid/väljundid ei teki õigeaegselt ja/või ei ole asjakohased
Iga äriprotsess saab sisendit mõnest teisest äriprotsessist ning toodab omakorda tulemi/väljundi, mida tarbib mõni teine äriprotsess. Erinevate äriprotsesside sisendid ja väljundid on omavahel tihedalt seotud, seega on oluline, et protsessi käigus tekkiv sisend oleks järgmisele protsessile õigel kujul ja õigel ajal toodetud.
Olen oma postitustes pidevalt näiteks toonud hommikusöögi valmistamise tööprotsessi, mille jaoks oluline sisend on hommikusöögi valimise protsessi väljund (konkreetse hommikusöögi soov). Kui nimetatud väljund ei saabu hommikusöögi valmistamise protsessi jaoks õigeaegselt, siis ei ole võimalik seda sisendit arvesse võtta. Näiteks ei saa arvestada erisooviga, et täna soovitakse pudru asemel hommikusöögiks hoopis pannkooke. Sisendi valel kujul saabumise näide võiks olla see, kui hommikusöögi soov edastatakse mõnes teises keeles, millest hommikusöögi valmistaja aru ei saa.
Toon veel ühe näite, mis on minu tööga seotud. Valmistame erinevate andmete pealt erinevatele klientidele aruandeid, mis on vajalikud, kas teatud otsuste tegemiseks või edasiste tegevuste planeerimiseks. Aruannete uuendamise protsessi jaoks on väga oluline, et uuendatavad andmed oleks kättesaadavad õigel ajal ja õigel kujul. Kuna aruannete uuendamise protsess on ajastatud mingil konkreetsel ajal allikast uusi andmeid laadima, tekib probleemi siis, kui allikandmete uuendamise protsessi tulem (ehk uuendatud andmed) ei ole planeeritud ajahetkeks kättesaadav. Samuti tekitab probleemi see, kui uuendatud andmed ei ole kättesaadavad õigel kujul. Näiteks ei ole uued andmed laetud allika andmebaasi, vaid on millegipärast salvestatud Exceli failina kuhugi kausta.
Protsessi läbiviimiseks määratud töötajaid ei ole õiges rollis või ei oma piisavalt oskusi/teadmisi
Äriprotsessides on üheks olulisemaks “mootoriks” töötajaid, kes konkreetse äriprotsessi tegevusi teevad. Väga tihti tekivad äriprotsessides probleemid seetõttu, et seal tegutsevad töötajaid ei oma protsessi tegevuste läbiviimiseks piisavalt oskusi või on pandud neid protsessis valet rolli täitma. Töötajale valesti rolli määramine võib olla kahesuunaline – kas töötaja on ala- või ülekvalifitseeritud konkreetset rolli täitma.
Saan jälle tuua näite enda tööga seoses. Kui näiteks aruandeid paneb kokku inimene, kes ei tea andmete sisust (ehk domeenist) midagi ega oma oskusi, kuidas teatud tüüpi andmeid kokku panna, töödelda ja analüüsida, siis võib tulemuseks olla aruanne, mis “valetab”. See tähendab, et aruandes kuvatavad mõõdikud ja muud visualiseeringud on valesti arvutatud ning nende pealt otsuste tegemine võib kaasa tuua mittesoovitavaid tagajärgi.
Ülekvalifitseeritud töötaja kasutamine äriprotsessides tähendab seda, et töötaja on pandud tegema mingit tema oskuste vaates väga triviaalset tööd. Näiteks masinõppe arendaja on pandud kuhugi süsteemi andmeid sisestama. Selline töötaja oskuste ja tema rolli ülesannete vaheline lõhe toob tihti kaasa selle, et töötaja ei ole motiveeritud nii triviaalseid ülesandeid täitma. Tema motivatsioon antud tööd teha langeb ning antud tööülesande täitmisel tulevad sisse hooletusvead . Mainitud hooletusvead hakkavad omakorda mõjutama konkreetse äriprotsessi toimimist või tulemi kvaliteeti.
Protsessis peab samu andmeid mitu korda sisestama, kuna protsessiga seotud IT süsteemid ei suuda omavahel andmeid vahetada
Tänapäeval toetavad päris paljusid äriprotsesse IT süsteemid, mis on loodud selleks, et äriprotsessi kasutajat tema tegevustes aidata.
Allikas: Loenguslaidid “BPM kursus” Merike Kivistik
Väga sage on olukord, mil ühte äriprotsessi toetab mitu infosüsteemi. Sellise mitme infosüsteemi toega äriprotsesside puhul on väga oluline, et need infosüsteemid suudaksid omavahel suhelda (st. oleksid omavahel liidestatud). Kui infosüsteemid on liidestatud, siis nad suudavad omavahel andmeid vahetada ning see tähendab äriprotsessis osalejate jaoks ühekordset andmesisestust . Kui aga infosüsteemid omavahel liidestatud ei ole, siis peavad äriprotsessis osalejad vajalikke andmeid korduvalt sisestama ning see võib kaasa tuua selle, et samad andmed, mis on erinevates kohtades sisestatud, erinevad omavahel.
Üheks heaks näiteks võiks olla töötaja palgaarvestuse äriprotsess, mille jaoks on vajalikuks sisendiks töötaja puhkuste, ületundide ja lisatasude info. Kui näiteks palgaarvestuse infosüsteem ei ole liidestatud süsteemiga, kus töötajad sisestavad oma puhkuste ja ületundide infot, siis see tähendab mainitud andmete dubleerivat sisestamisvajadust palgaaarvestuse infosüsteemi. Selline dubleeriv andmesisestus on ühelt poolt väga veaaldis ning teisalt võtab palgaarvestuse äriprotsessi töötajalt ka täiendavat ajaressurssi.
Protsessi tegevus ei loo väärtust, ei tooda vajalikku väljundit, võtab liiga kaua aega või on tegevus liiga kulukas
Äriprotsessi üks olulisemaid omadusi on see, et see peaks looma väärtust antud protsessi kliendile. Kui äriprotsess toodab väljundit, mida antud protsessi klient ei tarbi, siis ei ole kas äriprotsessi tegevused asjakohased või ei ole kogu äriprotsessi üldse vaja. Aja- ja rahakriitiliste äriprotsesside puhul on oluline, et iga äriprotsessis sisalduv tegevus oleks optimeeritud – st. tegevus tehakse väikseima võimaliku aja- ja rahakuluga.
Toon näite jällegi aruannetega seotud valdkonnast, täpsemalt aruannete uuendamise protsessist. Kui selgub, et igal nädalal teatud keskkonnas uuenevat aruannet ei ole antud protsessi klient kunagi tarbinud, siis võib sellel olla mitu põhjust:
- kas kliendil tegelikult ei olegi üldse antud aruannet vaja – see tähendab seda et, regulaarset antud aruande uuendamise protsessi ei olegi vaja;
- kas nimetatud aruanne ei saabu õigeaegselt sellesse keskkonda, kus klient seda tarbib – siin on lahenduseks aruande uuendamise protsessi ümberajastamine või teatud aruande uuendamise protsessi sammude kiirendamine;
- kas nimetatud aruanne sisaldab antud kliendi jaoks väärtusetuid andmeid/vaateid – siin on lahenduseks aruande sisu kohandamine kliendile arusaadavaks või rohkem väärtust loovaks.
Misiganes äriprotsessiga on tegemist, oluline on meeles pidada, et antud äriprotsess tervikuna peab protsessi kliendile looma väärtust. Kui seda väärtust kliendile ei teki, siis tuleb tõsiselt antud äriprotsessile otsa vaadata!
Protsessi töötajaid ei ole pandud vastutama protsessi eesmärkide saavutamise eest
Nagu me kõik teame, siis vastutuse andmine ja võtmine on võtmesõnad, millega pea iga taseme juhid “maadlevad”. Selleks, et eesmärgid saaksid täidetud, on vaja läbida konkreetseid tegevusi. Selleks, et konkreetsed tegevused saaksid tehtud, on vaja inimesi, kes need tegevused, kas ise ära teeks või organiseeriks nende tegevuste tegemise. Tundub justkui lihtne jada, mida läbida 🙂 Tegelikkuses tekivad tihti probleemid sellega, et eesmärgini jõudmiseks ei ole paika pandud konkreetseid tegevusi (nö tegevuskava) või konkreetsetele tegevustele ei ole määratud vastutajaid.
Nagu eelnevalt rääkisime, siis on äriprotsesside üheks olulisemaks “mootoriks” selles osalevad töötajad. Selleks, et äriprotsess läbida ja äriprotsessile pandud eesmärke täita, peavad protsessis osalevad töötajad teadma:
- mis on protsessi eesmärk,
- millise tegevusega tema antud eesmärgi saavutamisse panustab.
Kui protsessis osalevatel töötajatel on selline “vundament” olemas, siis on järgmine küsimus selles, kuidas töötaja panna vastutama temale määratud tegevuste eest. Selleks on ettevõtetes välja mõeldud igasugused lisatasude ja preemiate süsteemid, mis peaksid töötajaid justkui premeerima selle eest, et nad on neile pandud eesmärgid saavutanud.
Minu hinnangul väärkasutatakse tihti ettevõtetes preemiasüsteemide loogikat. Näiteks makstakse preemiat kõikidele protsessis osalevatele inimestele hoolimata sellest, kas kõik protsessis osalevad töötajad panustasid samaväärselt ja täitsid oma eesmärke. Arusaadav, et on keeruline hinnata iga üksiku töötaja panust konkreetses protsessis või töölõigus aga selline käitumine võib saata valesignaali ka nö tublidele töötajatele.
Kellelegi vastutuse panemine on üldse väga kummaline väljend – pigem peaks protsessis osalev töötaja ise vastutuse võtma. Sellise vabatahtliku vastutuse võtmise tulemus on kindlasti efektiivsem kui see, et protsessi juht määrab töötajale vastutuse. Ka psühholoogiliselt on mõjusam see, kui töötaja ise lubab midagi teha vs see, kui juht ütleb, mida töötaja tegema peab. Seega peaks minu hinnangul nii äriprotsesside juhid aga ka misiganes taseme juhid liikuma sellise keskkonna loomise suunas, milles töötaja vabatahtlik vastutuse võtmine on normaalsus.
Koostöös IT koolitusega olen läbi viimas äriprotsesside kirjaoskuse teemalist koolitust – https://koolitus.ee/koolitused/9756/koolitus-ariprotsesside-kirjaoskuse-koolitus. Koolitusel tutvustan lisaks antud postituses mainitud viiele põhilisele probleemile veel täiendavaid probleeme, mis tavapäraselt äriprotsessides esinevad.
Kui sind kõnetavad teemad, mida oma blogis kajastan, siis võta minuga julgelt ühendust!